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Terminez-vous parfois votre journée en ayant accompli mille et une tâches… sauf celles qui figurent sur votre to-do list ? Avez-vous alors la sensation que votre cerveau sature et qu’il n’est plus capable d’absorber la moindre information ? Pour poursuivre notre série d’articles sur l’organisation au travail, je vous parle aujourd’hui d’un outil vous permettant de prioriser vos projets et mieux gérer votre temps. La Matrice d’Eisenhower vous aidera à analyser la manière dont vous travaillez et repérer les changements susceptibles d’augmenter votre productivité. C’est parti !

Description

L’outil tire son nom de Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis. Ce dernier expliquait qu’il était confronté à deux types de problèmes : les urgents, qui n’étaient pas importants. Et les importants, qui s’avéraient rarement urgents.

La matrice éponyme n’est autre qu’un tableau à double entrée basé sur ces deux critères : vous y rangez l’ensemble de vos tâches dans 4 quadrants :

  • Les tâches urgentes et importantes ;
  • Les tâches importantes mais non urgentes ;
  • Les tâches urgentes mais non importantes ;
  • Les tâches non urgentes et non importantes.

Vous séparez ainsi ce qui est prioritaire de ce qui est superflu. Vous réarrangez votre agenda et le tour est joué ! Vous êtes plus efficace et ne perdez plus votre temps dans des actions inutiles.

La matrice d'Eisenhower et ses 4 quadrants

Simple, non ?

En réalité l’exercice est plus complexe qu’il n’y paraît. Mais si vous vous y attelez sérieusement, il est source de réels bénéfices.

Utiliser la Matrice d’Eisenhower

Distinguer l’urgent de l’important

La plupart des personnes décidant d’utiliser l’outil se heurtent au même problème : elles commencent leur liste de tâches, pleines d’enthousiasme. Puis se retrouvent rapidement avec un quadrant, celui des actions urgentes et importantes, farci de corvées et autres missions plus ou moins intéressantes quand les autres cases restent presque vides.

Une série d’interrogations se posent alors : que signifie urgent ? Important ? Comment les distinguer ?

Pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes :

  • Cette action me rapproche-t-elle de mon objectif moyen-long terme ?
  • Cette action ajoute-t-elle de la valeur à mes activités ?
  • A-t-elle des conséquences directes sur mon business / ma vie ?
  • Possède-t-elle une échéance rapprochée ?
  • Vous sentez-vous stressé en y pensant ?

Si vous avez répondu oui aux 3 premières questions, l’action est probablement importante. Quant aux 2 derniers points, ils se rapportent plutôt à ce qui est urgent.

Les tâches importantes ont un impact significatif sur votre carrière ou votre vie personnelle. Et ce, à plus ou moins long terme. Les tâches urgentes, elles, demandent une attention immédiate de votre part. La notion d’urgence est très subjective et influence votre état émotionnel.

En suivant ces étapes, vous devriez obtenir une matrice d’Eisenhower plus équilibrée et, par voie de conséquence, plus facilement gérable !

Les 4 quadrants de la matrice d'Eisenhower

Quelques exemples concrets

Vous êtes toujours dans le brouillard ? Voici quelques exemples, tirés du contexte professionnel :

  • Urgent et important (résoudre les problèmes)
    Prendre en charge la réclamation envoyée il y a quelques jours par votre plus gros client ;
  • Important et non urgent (préparer l’avenir)
    Revoir votre méthode de prospection pour la rendre plus efficace ;
  • Urgent et non important (déviations chronophages)
    Répondre aux questions de votre comptable (qui vous a déjà relancé 3 fois) ;
  • Non urgent et non important (distractions)
    Modifier le système de classement des archives qui fonctionnait très bien jusqu’ici.

Si, malgré tout, vous ne parvenez pas à distinguer l’urgent de l’important, réfléchissez à ce qui provoque chez vous une telle confusion et tentez de dénouer la situation. À titre d’exemple, il m’est souvent arrivé de solliciter ma direction pour faire le point sur les objectifs réels et définir les priorités.

Gérer son temps grâce à la matrice d'Eisenhower

Analyser la Matrice d’Eisenhower

Anticiper pour éviter les urgences

Maintenant que vous avez complété votre matrice, voici comment en tirer le meilleur ! Le bon sens vous indique que vous avez tout intérêt à vous concentrer sur les problèmes immédiats et surtout, à préparer l’avenir.

Efforcez-vous donc de maintenir au plus bas le niveau du quadrant “urgent et important”. Investissez du temps dans ce qui est essentiel à plus long terme en bloquant des plages de votre agenda. Ne négligez pas les projets du quadrant « important mais non urgent » pour éviter qu’ils ne deviennent eux-mêmes urgents ou causent des difficultés supplémentaires.

Que faire du reste ? Vous rayez purement et simplement les distractions de votre liste et voyez comment déléguer, automatiser ou minimiser ce qui reste.

De cette manière, vous ferez bon usage de la matrice d’Eisenhower.

Repenser l’organisation

La matrice peut s’utiliser dans de nombreux domaines et occasions :

  • À moyen terme : le temps fait parfois évoluer les priorités. Refaites donc l’exercice à plusieurs moments de l’année ;
  • À court terme : pour y voir plus clair et ne rien oublier, gardez un tableau à portée de main sur lequel vous inscrirez en temps réel l’ensemble des projets entrants ;
  • Dans un environnement professionnel ou personnel (lors d’un déménagement par exemple) ;
  • Seul ou avec votre équipe lors de l’un de vos rituels managériaux ;
  • Pour illustrer et rapporter une surcharge temporaire à votre direction.

Un ultime conseil aux managers, prenez garde à ne pas envoyer des signaux d’urgence en permanence et à tous les niveaux.

Prioriser les tâches

Et si vous essayiez ? À quoi avez-vous consacré votre temps aujourd’hui ? L’avez-vous employé à bon escient ? Ou vous êtes-vous laissé distraire… Attrapez votre stylo, un calepin et dessinez 4 cases sans plus attendre !

Sophie Capoen-Deladriere

Sophie Capoen-Deladriere

Sophie Capoen, fondatrice de l'entreprise Sodali, ingénieure de formation, se passionne rapidement pour l'organisation industrielle. Ses 10 ans d'expériences en transformation des organisations la positionnent en experte de la performance par ses pairs. En 2019, elle obtient la certification Black Belt Lean six sigma. Reconnue pour son dynamisme, elle positionne l'humain au centre de ses préoccupations et développe un modèle économique responsable inédit dans sa profession.

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