Cette fois, c’est reparti. Après deux mois de break imposés par le coronavirus, nous sommes nombreux à retrouver nos collègues, nos postes de travail, nos responsabilités. Le rythme quotidien se réaccélère et la reprise peut s’avérer brouillonne. Les conditions ont changé, l’activité a pris du retard et le risque est grand de tout refaire “comme avant”. Ce nouveau départ est pourtant l’occasion de modifier nos habitudes. La série d’articles “s’organiser” vous propose quelques pistes lean pour vous aider à repartir sur de bonnes bases. Commençons par le début ! Voici une méthode en 5 étapes pour optimiser votre espace de travail et gagner en efficacité.
Organiser son espace de travail : la méthode 5S
La méthode 5S (pour 5 mots ayant la lettre “s” comme initiale) nous vient du Japon. Développée par Toyota, elle permet de maintenir un poste de travail propre et optimisé afin de garantir l’efficacité et la sécurité de l’opérateur. Vous pouvez appliquer la même démarche pour organiser votre espace de travail :
SEIRI – Trier
Impossible de réduire le désordre sans passer par la case “désencombrement”. Scrutez votre bureau et éliminez l’inutile. Jetez ou donnez tout ce qui ne vous sert pas de manière régulière. Vous avez un doute ? Placez l’élément “en quarantaine” pour une dizaine de jours. Si vous ne l’avez pas utilisé au terme de cette période, c’est sans doute que vous pouvez vous en défaire. Jouez le jeu, vous obtiendrez un espace fonctionnel. Rassurez-vous, certains objets peuvent avoir une utilité émotionnelle : ne jetez pas la photo de vos enfants ! Fonctionnel ne veut pas dire impersonnel.
SEITON – Ranger
Il s’agit ici d’appliquer l’adage “une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”. Si vous savez où reposer chaque objet après l’avoir utilisé, il vous sera plus facile de maintenir un espace de travail net et dégagé. Vous avez tendance à accumuler les dossiers ? Pour éviter les piles disgracieuses, optez plutôt pour un rangement vertical. C’est à la fois plus pratique et plus élégant !
SEISO – Nettoyer
Maintenant que vous avez trié et rangé, profitez-en pour nettoyer surfaces, tiroirs et étagères. Mais cette étape implique également de repérer les dysfonctionnements et les objets cassés. Éliminez les mauvaises pratiques que vous avez “temporairement” adoptées en l’absence de solution immédiate. Comme ce livre que vous utilisez depuis trop longtemps pour caler votre meuble à dossiers suspendus…
SEIKETSU – Standardiser
Vous avez fait place nette. Donnez-vous toutes les chances de conserver votre bureau propre et bien rangé. Réfléchissez aux processus que vous pourriez mettre en œuvre pour simplifier vos activités quotidiennes. Créez les outils adaptés. Appliquez le management visuel en utilisant étiquettes, infographies, tableaux et autres indicateurs pour faciliter votre travail et la prise de décision.
Voici quelques exemples :
- sélectionnez une couleur de classeur par type de dossier ;
- marquez la tranche de vos classeurs sur la diagonale pour vous inciter à les ranger à la bonne place ;
- affichez la photo des fournitures à l’endroit qui leur est dédié pour éviter d’y mettre autre chose une fois l’emplacement vide
- etc.
SHITSUKE – Suivi
La méthode 5S est une démarche d’amélioration continue. Lorsque tout est en place, faites preuve d’autodiscipline pour maintenir votre nouvelle organisation. Appliquez les processus et rectifiez-les si besoin. Faites le point régulièrement. Vous aurez les idées claires et tout ce qu’il vous faut pour rester efficace.
Les 5S appliqués à l’après-covid
Profitez de cette réorganisation pour y intégrer les nouvelles règles sanitaires.
Quelques exemples :
- Passez les surfaces au désinfectant, intégrez aération et nettoyage régulier dans le planning du bureau ;
- Choisissez un matériel limitant les contacts : poubelle à pédale, portes et tiroirs sans poignées, etc.
- Personnalisez les objets, à chacun son mug pour le café !
- Repositionnez tables et meubles pour respecter la distanciation sociale ;
- Veillez à ce que l’espace reste dégagé pour permettre la bonne circulation des personnes ;
- Utilisez une signalétique appropriée ;
- Soyez imaginatif !
Les bénéfices de la méthode
Bien plus qu’une simple méthode de classement, la démarche 5S peut vous apporter de nombreux bénéfices au quotidien. L’appliquer vous permettra de :
- Gagner du temps… puisque vous ne le perdez plus à rechercher les notes prises lors de la dernière réunion ;
- Être plus efficace : vous avez pensé et simplifié chaque processus. Chaque jour, vous allez droit au but ;
- Donner une image positive de votre travail. Un bureau net et bien rangé évoque un collaborateur organisé ;
- Réduire le stress : vous savez ce que vous avez à faire et comment l’accomplir. Votre champ visuel est dégagé et les dossiers en cours à portée de main ;
- Y voir plus clair si vous restez encore quelques mois en télétravail : vous parviendrez à séparer de manière efficace vos univers pro et perso.
Et si vous profitiez de la reprise pour aménager votre bureau selon la méthode 5S ? Vous constaterez rapidement comme il est agréable de travailler dans un lieu organisé. Cette méthode est également recommandée pour le travail à distance. Besoin d’un coup de pouce pour engager la démarche et vous composer un « home office » idéal ? Je suis à votre disposition !
Vous avez d’autres astuces pour bien organiser votre espace de travail ? N’hésitez pas à les partager en commentaire et restez connectés pour d’autres conseils d’optimisation ou de lean management.
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